工商行政管理局是政府主管市场监督管理和行政执法的职能部门，主管工商企业和从事生产经营活动的事业单位、社会团体、公民个人的登记注册工作。特别是近几年，随着我国社会主义市场经济的逐步完善，市场经济活动空前活跃，每年注册、歇业、变更的企业越来越多，对企业档案的管理已经成为工商日常工作的一个重要组成部分。
在与各级工商用户的接触中，我们了解到很多单位都进行了机构改革、人员精简，但与之相对应的是档案数量的增加；库存档案少则几百卷、多则几千卷上万卷；人少了，而工作量在增加，如果不采用先进的文档管理方式、提高工作效率，就无法完成对企业工商档案完善的管理；所以，伴随办公自动化程度的提高，如何提高档案工作的效率，更好的发挥档案资料的作用以提高服务质量，已成为摆在工商领导者面前的重要课题。
存在的一些情况
- 工商企业数据库只能提供“企业名称”、“法人代表”等打印在营业执照上的简单信息，远远不能满足各界对企业档案信息更有深度和广度的需要。
- 大量的企业档案信息仍然存在于各式各样的纸张文件中。
- 档案资料查找困难：由于资料数量庞大，查卷人又往往不能准确提供文件具体内容，所以查找起来费时费力。
- 档案移交问题：档案保存一定年限后要移交档案馆，而移交前档案的整理和各种目录准备工作也比较烦琐，特别是档案移交后查档就更加不便。
- 办公自动化系统的要求：现在很多单位进行办公自动化建设，如何完善和丰富OA系统，使其真正成为包括各种重要信息的自动化系统，就必须考虑如何将纸张的历史档案和科技资料与OA系统结合，进行计算机管理和调阅。
- 档案存储空间不足：在我们接触的客户中就有档案量很大，库房不足，但档案又不能销毁的情况。因此，如何解决日益增长的档案数量与储存空间不足的问题已经非常迫切。
- 档案文件安全性问题：每份档案都是珍贵的原始资料，特别是对于比较陈旧的资料，其历史价值更大，但是每次调阅对原件均会造成一定的损害，如果遇上自然灾害（如水灾、火灾、虫灾、自然风化等）或人为因素（如盗窃、涂改、撕毁等），将造成无法挽回的损失，如果因此而将档案束之高阁，便又失去了档案的自身参考价值。
根据以往的项目经验，我们建议工商局采取集中处理方式，建立资料处理中心，负责收集分支机构的工商企业档案资料，加工处理后，统一存储管理。
效益分析
根据自身情况，采取上述建议方案达到工商局企业档案资料电子化后，基本可以解决目前档案管理存在的一些问题，如：
- 解决档案资料查找困难的问题：将档案扫描的电子影像保存于光盘，在计算机上调阅，可以使调阅时间由数分钟、数十分钟缩短为数秒钟，并且模糊查找功能可以使查阅准确性大大提高。
- 解决档案移交问题：所有档案已经保存在光盘上，档案移交后，有光盘作为备份，作到没有后顾之忧。
- 符合办公自动化系统的要求：将历史纸张档案变成了电子影像，可以上网进行网络调阅，解决大量历史纸张档案与OA系统的结合。
- 解决档案存储空间不足问题：每张光盘可以存储1.5万张A4纸左右，节省99.5%的空间，原稿可以打包到远郊存放；如果再输出到缩微胶卷上，还可以考虑销毁原件，极大节省空间。
- 解决档案文件安全性问题：光盘上的档案资料，可以多次读取而不接触原件，可以充分保证原件安全性，每套光盘档案都有备份，可以异地保存，遇上自然或人为灾害（如水灾、火灾）也保证档案信息不丢失。
避免了缩微与电子影像（光盘）的各自缺点，使其更好地为保护和利用档案而发挥作用，光盘便于检索调阅，胶片可以永久备份保存。 |
